Ирина Жуковская: «Переход бизнеса на электронный документооборот, связанный с работой, неизбежен»

В Российской Федерации все активнее развиваются процессы цифровизации и автоматизации. Не является исключением и сфера трудового законодательства.

На основании Федерального закона № 122-ФЗ от 24.04.2020 «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» Министерство труда РФ дало старт переходу на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве и области охраны труда.

Целями проведения эксперимента являются:

1) определение и создание условий для использования в сфере трудовых отношений электронных документов, включая обмен информацией между работодателем, работником и лицом, поступающим на работу;

2) подготовка предложений о внесении изменений в трудовое законодательство, касающихся использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.

Эксперимент проводится по 31 марта 2021 г. включительно в отношении документов, связанных с работой, перечень которых работодатель утверждает самостоятельно с учетом положения о порядке проведения эксперимента. 

Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.

По окончании данного эксперимента, участниками которого являются 73 российских компании, вся Российская Федерация будет обязана применять в электронном формате разработанные и утвержденные документы трудового права.

Электронный документооборот – это обмен юридически важными бумагами, оформленными в онлайн-формате с помощью цифровой подписи.

Основная цель перевода документов в электронный вид – запуск механизмов ведения в организации документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажный носитель. А проще говоря – тотальный контроль государства за трудовыми отношениями «работодатель-работник».

Плохо это или хорошо? 

Мое мнение, что плюсов больше, чем минусов. 

Плюсы электронного документооборота:

1. Оперативный доступ к документам
2. Возможность быстрого исправления ошибок
3. Единое информационное пространство
4. Повышение производительности труда сотрудников
5. Исключение дубляжа документации
6. Формирование автоматического архива
7. Снижение финансовых затрат на документооборот, делопроизводство и персонал.
   

Минусы электронного документооборота:

1. Расходы на приобретение и внедрение программного обеспечения и электронной цифровой подписи
2. Адаптация сотрудников к новой системе работы с документами
3. Необходимость исключения всех ошибок сначала на бумажных носителях и только потом перевод документов в электронный документооборот.
   

Правильный алгоритм действий (дорожная карта) четко прописан в Федеральном законе от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой Кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Изучив вышеназванный закон и выполнив дорожную карту, работодатель избежит штрафных санкций от надзорно-контрольных органов.

Применять или не применять электронный документооборот: выбора нет!

Переход на электронный документооборот вступает в силу с 2021 г. Таким образом, сегодня очень важно привести в порядок содержание документов по кадровому делопроизводству и охране труда, подготовиться самим и подготовить своих сотрудников к новому этапу жизни и работы в соответствии с трудовым законодательством.

Главное, чтобы руководитель помнил: электронный документооборот содержит сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника и к ним необходимо относится бережно!