Отношения между заказчиком и исполнителем во всем мире и во все времена были преисполнены драматизма – дела нередко доходили до суда. Виной тому были как недобросовестность той или иной стороны в выполнении своих обязательств, так и банальное недопонимание, нечеткое или попросту невыполнимое задание. Проблема никуда не исчезла и в наши дни. 4 февраля в Московской торгово-промышленной палате состоялся круглый стол «Коллаборация заказчика и производителя декораций и арт-объектов: как оптимизировать бизнес-процессы», организованный Гильдией креативных индустрий при МТПП. Основной задачей мероприятия его организаторы назвали поиск механизмов организации эффективного прямого взаимодействия между заказчиком, агентством и производителем сфер креативных индустрий, оптимизации бизнес-процессов при реализации проектов.
Как пояснил во вступительном слове председатель Гильдии Константин Авагимов, системная проблема отрасли декораторов, бутафоров, креативных производителей арт-объектов – это отсутствие прямой коммуникации как с заказчиком проекта, так и с агентством – оператором проекта. Как правило, заказы к производителям приходят через длинную цепочку посредников. Такой «испорченный телефон» увеличивает сроки и бюджет.
Часто производитель получает проект или техническое задание, несовместимые с законами физики; начинаются доработка, многочисленные согласования и т.д. При этом сроки изготовления и быстрое принятие решений в данной сфере креативных производств – ключевой фактор для успешной реализации проекта. Часто заказчик просто не знает о том, что есть специализированные креативные производства, в которые он может напрямую обратиться, а агентство не всегда имеет полный спектр подрядчиков-производителей по видам работ или, в случае форс-мажора, у него «в моменте» может не хватать профильных изготовителей, способных запустить производство 24/7 и спасти проект.
«Наш главный посыл заключается в том, что нас – тех, кто все делает руками, нужно привлекать как можно раньше – на этапе разработки концепций, их проектирования. Мы ни в коем случае не претендуем на обязательную коммуникацию с конечным заказчиком. Наша цель – стать экспертной площадкой, где все потенциальные заказчики смогут получить ответы на любые технические вопросы, проконсультироваться и найти решение своих задач», – подчеркнул Константин Авагимов.
В ходе круглого стола был представлен взгляд на проблему с разных сторон: выступили как производители, так и заказчики.
Сооснователь и генеральный директор «Тактик студио» Владлена Громова представила три кейса – реализованные задачи, при выполнении которых возникали различные сложности. В частности, спикер отметила, что при технически сложной застройке выставок, еще и в условиях сжатых сроков и ограниченного бюджета, учитывается кратковременность работы оборудования и материалов. Однако выставки часто продлеваются, что вызывает дополнительные проблемы. «Мы – за коммуникацию и очень хотели бы, чтобы производители имели право голоса», – подчеркнула Владлена Громова.
Основатель компании Event Bureau Алина Трухачева отметила, в свою очередь, недостаток информации о том, что компании умеют делать, какими материалами располагают. Поэтому, при всем богатстве выбора производящих компаний, приходится работать с двумя-тремя поставщиками, которые смогли показать свои возможности. По мнению эксперта, компаниям стоит озаботится производством шоурила – видеоролика, в котором представлено портфолио компании или специалиста.
Участники круглого стола предложили производителям активнее выходить в публичное пространство, приглашать представителей потенциальных заказчиков к себе на производство, делиться своими «факапами», рассказывать о своих возможностях. Все это поможет сформировать доверие к компании со стороны потенциальных заказчиков.
Генеральный директор рекламного агентства «СЕВЕНТИМ» Ольга Долгалева обозначила три основные «боли» отрасли: это сроки, бюджет и «кривое ТЗ». Большинство тендеров предусматривает только постоплату проекта, что при нынешней ключевой банковской ставке затруднительно: ведь для реализации проекта нужно по крайней мере закупить материалы. Константин Авагимов подчеркнул, что этот механизм появился в нулевые годы, когда заказчики не могли контролировать качество уже оплаченных проектов. «Но времена изменились, – отметил он. – Зрелость рынка диктует необходимость пересмотра экономики. По нашему мнению, предоплата хотя бы за материалы является необходимостью».
По мнению основателя и руководителя PR & EVENT агентства «PRoBRAND agency» Виктории Толоковой, наиболее оптимальный вариант работы над различными креативными проектами – через ивент-агентство. При этом эксперт подчеркнула, что привлечение исполнителей на самых ранних сроках проекта – очень здравая идея.
Основатель PR-агентства Vinci Agency Мария Лапук сообщила, что очень часто производители не готовы вкладываться в то, что может и не быть реализовано: не хотят предоставлять расчеты и варианты выполнения проектов. И их можно понять – ведь на «прикидки» тратятся время, ресурсы, а гарантии получения этого заказа нет.
Эксперт НИУ «Высшая школа экономики» по конгрессно-выставочной деятельности и управлению мероприятий Максим Яковенко рассказал о структуре организации крупнейших форумов таких как ПМЭФ, ВЭФ. Он отметил, что во главе процесса стоит оргкомитет, который выбирает оператора под стратегические цели; тот, в свою очередь, нанимает подрядчиков и субподрядчиков под реализацию конкретных задач. При такой структуре генеральный заказчик никогда не будет вникать в проблемы производственников. Производящим компаниям эксперт порекомендовал внедрять у себя системы оптимизации процесса управления. Также спикер отметил актуальность проблемы грамотного составления ТЗ и предложил разработать на базе Гильдии стандарты составления техзаданий, а также шаблоны для ТЗ на различные виды креативной продукции.
Советник первого заместителя председателя Комитета Госдумы по экономической политике Алексей Хижняк поздравил участников мероприятия со вступлением в действие 6 февраля 2025 года закона о креативных индустриях и призвал продолжить работу над совершенствованием нормативной базы. Также он поддержал высказанную на круглом столе идею формирования на федеральном уровне ассоциации креативных индустрий, в которую могут войти представители этой сферы со всей страны.
