29 сентября 2023 года
Современный мир выдвигает бизнесу множество вызовов и одновременно предоставляет множество возможностей. Те компании, которые оперативно реагируют на потребности рынка, оставляют далеко позади более неповоротливых конкурентов. Безусловно, на начальном этапе развития компании собственнику необходимо находиться «внутри» процессов, чтобы грамотно их выстроить, и расставить талантливых управленцев, которые смогут взять инициативу на себя. Но рано или поздно возникает задача развития и масштабирования бизнеса. Чтобы простроить стратегию и осуществлять стратегическое управление, нужен объемный взгляд «сверху». Сегодня мы рассмотрим шаги, которые помогут собственнику выйти из замкнутого круга тактического управления и начать наконец-то планировать будущее компании.
- Зафиксируйте цели и задачи компании на перспективу. Ответьте себе на вопрос: какого результата вам хочется достичь как собственнику?
Здесь важно зафиксировать бизнес-цель и оцифровать ее. Что это будет? Открытие нового направления? Масштабирование на новые рынки? Прирост текущего бизнеса? Когда и за счет чего, почему вы еще не там?
Это поможет вам «пересобраться» и четко увидеть цель, с помощью которой вам и вашим сотрудникам будет проще ориентироваться.
- Поймите, ради чего это вам нужно. Что изменится? Какой драйвер будет вести вас к результату?
В этом пункте важно преодолеть внутреннее сопротивление. Чисто психологически, если нет сильной внутренней мотивации, то выхода из текучки либо не произойдет, либо он затянется на долгий период.
- Проанализируйте задачи, которые вы делали/делаете в течение недели/месяца.
Для этого начните фиксировать в таблицу ВСЕ дела, которые вы делаете на работе. Проанализируйте, насколько каждая задача вам интересна, сколько понадобилось времени для ее выполнения, чья это на самом деле задача и сколько стоит ее выполнение вами (для этого вычислите стоимость вашего рабочего часа и умножьте на количество времени, потраченного на решение этой задачи).
Как правило, уже на данном этапе становятся ясны «слабые места» команды, то, какие задачи остались без ответственного и какую цену вы платите за свое вовлечение в процесс.
При этом важно найти причину, почему задачу делаете именно вы – проблема может быть в сотрудниках (они демотивированы, не понимают задач и не могут или не хотят взять ответственность за результат, выполняют не свойственный функционал), в отсутствии четких бизнес-процессов, понятной стратегии, в вашем убеждении, что «проще сделать самому, чтобы потом не переделывать» – и принять соответствующие решения.
Задача собственника – донести видение до ключевых сотрудников, рассказать о планах компании, вдохновить и зажечь команду, предоставить управленцам инициативу, поощрять креативные идеи.
- Пропишите организационную структуру компании и бизнес-процессы в ней.
Здесь вы обнаружите, что процессы, в которых вы были уверены, частично несовершенны, частично не учтены, за часть либо не отвечает никто, либо отвечает сразу несколько человек – и в результате эффективность их снижается. Но даже если на поверку все окажется не так уж плохо, это действие позволит повысить прозрачность процессов, актуализирует текущую ситуацию и даст вам уверенность полного контроля за деятельностью компании.
- Сравните организационную структуру с бизнес-процессами.
Необходимо оцифровать каждую должность; прописать критерии эффективности; определить, где начинается и где заканчивается ответственность сотрудника; проверить, на всех ли процессах есть ответственные сотрудники.
- Скорректируйте систему мотивации с учетом новых вводных.
Возможно, у сотрудников появятся новая зона ответственности и новый KPI (ключевой показатель эффективности). На данном этапе важно, чтобы в системе имелись «кнут и пряник». Сейчас многие радеют за отсутствие «кнута» – но для этого в компании должно быть реализовано много факторов. Если сейчас в компании все делаете вы, а сотрудники даже не горят инициативой, то пока стоит остановиться на классической системе мотивации. Не забывайте про нематериальную мотивацию!
Поощрение инициативы, совместные мероприятия, награждения, коллективные проекты и прочее – достаточно мощный механизм командообразования и повышения заинтересованности.
- Создайте понятные инструкции к процессам (описательную и видеочасть), внедрите регулярную систему оценки усвоения знаний.
- Расставьте управленцев (своих или наймите новых) и начните делегировать им текущие задачи.
При этом должна быть как система оцифровки текущей деятельности, так и CRM- (или любой аналог) система, чтобы все задачи вами контролировались.
Часто на этом этапе собственник, обрадованный тем, что все налажено, делегирует задачи подчиненным и перестает контролировать происходящее. Это может привести к непредсказуемым последствиям! Запомните: начав делегировать задачи, вы продолжаете контролировать и смотреть за процессами, вмешиваетесь и принимаете решения, если что-то не работает.
- Проводите планерки с управленческой командой.
Сделайте их короткими и максимально продуктивными, проводите не реже одного раза в неделю. Обсуждайте самые важные вопросы, остальные, как и процессы договоренностей, делегируйте подчиненным – требуйте только решение. При этом очень важно дать понять сотрудникам, что хотя ошибки могут случаться время от времени, их повтор является поводом для принятия вами определенных выводов и решений.
- Наконец-то большая работа проделана – пора ее протестировать! Когда вы увидите, что количество обращений к вам снизилось до минимума, задачи решаются эффективно, управление прозрачное и понятное, попробуйте уехать на несколько дней в командировку, предупредив команду, что вы сможете подключиться к решению только действительно «горящих» вопросов.
В этот период вам важно не чувствовать себя виноватым и ненужным. Займитесь тем, чем вы планировали заняться в освободившееся от рутины время – стратегией развития, любимым хобби, общением с семьей – но при этом удаленно контролируйте бизнес на основе цифровых данных и списка задач, которые фиксируются в CRM-системе.
После правильной реализации всех перечисленных пунктов вы освободите себя от рутины, смело можете заниматься планами развития и наслаждаться отпуском без ноутбука и смартфона 24/7 под рукой!
Если что-то пошло не так, посмотрите еще раз перечисленные пункты – возможно, что-то не доделано или не приняты важные решения.
Для того, чтобы раз и навсегда выйти из операционной деятельности и повести компанию к новым вершинам, придется ненадолго «глубже нырнуть» в процессы – но результат, поверьте, того стоит. Этот путь можно пройти как в одиночку, так и при бережной поддержке специалиста – бизнес-трекера.
Я желаю читателям удачи и процветания, легкого роста бизнесу и очень надеюсь, что шаги 3-10 вы будете делать совместно с командой.
Юлия Красноруцкая-Граф,
сертифицированный бизнес-трекер, коуч, эксперт по стратегическому развитию.