Кадры и электронный документооборот: эксперимент начался

Правительство РФ настаивает, чтобы все компании вели кадровые документы в электронном виде. Чиновники уверены, что так будет удобнее всем – и работникам, и работодателям, и проверяющим. В эксперименте по внедрению электронного документооборота (далее – ЭДО-Р) в настоящий момент участвуют 93 компании

Согласно Положению о порядке проведения эксперимента в электронный вид переводятся заявления работников, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, приказы о приеме, переводе и увольнении, а также инструкции и документы по охране труда (причем после перевода они не будут дублироваться на бумаге). Для кадрового электронного документооборота будет использоваться в обязательном порядке портал «Работа в России». В этом случае работникам не надо закупать усиленные квалифицированные или неквалифицированные электронные подписи – они могут использовать простые электронные подписи и получать нужную информацию через Личный кабинет портала.

В целом в переходе на электронный кадровый документооборот мы видим преимущественно плюсы. Он экономит время и деньги, упрощает работу специалиста и исключает возможность допустить в документе ошибку. Да, при данном переходе возникают общие вопросы, но на то и эксперимент, чтобы их решить. Еще есть моменты, связанные с обеспечением безопасности электронных документов и защитой персональных данных работников – они сейчас обсуждаются в Министерстве труда и социальной защиты РФ.

Плюсы ЭДО-Р:

1. Не придется делать двойную работу: сначала оформлять документ на компьютере, а затем печатать на бумаге, подписывать у директора и работника. В итоге процесс пойдет быстрее, а значит, проще будет получить премию за эффективность.
2. Электронные документы проще хранить: не нужно закупать папки и файлы, забивать шкафы и сейфы документами, выделять комнату для хранения. Все документы содержатся в электронной программе, к которой у «кадровиков» есть доступ с компьютера.
3. Все документы хранятся в электронной базе, и быстро найти нужный не составит труда. Достаточно указать, какой документ и на какого сотрудника вы ищете, чтобы получить его. Не потребуется перебирать пыльные папки, чтобы найти приказ или уведомление, копию которого запросил сотрудник или инспектор ГИТ.
4. Подготовленный документ можно сразу направить на подпись работнику. Тот подпишет его электронной подписью и направит обратно. Не нужно обзванивать работников или ходить по кабинетам, чтобы получить подписи.
5. Электронные документы хранятся в электронной базе. Их невозможно потерять, залить кофе или порвать, как бумажные. Да и работник не сможет ничего сделать с документом в случае конфликта. Например, порвать свое заявление об увольнении.
6. Сотрудник в любой момент сможет посмотреть документ, связанный с его работой: приказ о приеме или переводе, уведомление об изменении условий труда, ПВТР или положение о защите персональных данных.

Минусы ЭДО-Р

1. Электронный документооборот подходит не всем компаниям. Например, если в штате до 30 сотрудников и все находятся в одном офисе, то, возможно, проще оформлять все документы и кадровые процедуры на бумаге. Документов будет не так много, и вы сможете спокойно хранить их на полках или в архиве.
2. Есть опасность потерять доступ к документам, если произойдет сбой. Например, отключат электричество, пропадет доступ в интернет или локальную сеть вашей компании. И это еще полбеды. Документы вообще могут полностью пропасть, и  непонятно, как их восстанавливать. Конечно, информация редко исчезает бесследно, но на ее восстановление нужно время и обычно деньги.
3. Главный минус – это право работника в любой момент отказаться вести документы в электронном виде. На этапе эксперимента никто не может обязать его к такому ведению. Даже если он согласится сначала, то в любое время вправе передумать. В итоге на одних работников будут вестись электронные документы, а на других — бумажные. Это не только создаст путаницу, но и усложнит работу отдела кадров. При этом принудить работников изменить решение в пользу компании нельзя.
4. Электронная цифровая подпись и разработка (или покупка) программы для электронного документооборота потребует денег. Оплачивать эти расходы придется компании. Причем предстоит не только разово закупить ЭЦП на всех сотрудников, которые работают в компании сейчас, но и заказывать такую подпись каждому новичку.

С апреля 2021 г. все компании должны перейти на ЭДО-Р. К 2027 г. бумажные документы по кадровому делопроизводству и охране труда будут полностью отменены.

Сегодня принять участие в эксперименте Правительства РФ и Минтруда РФ может любой желающий работодатель. Сейчас это единственный официальный способ использовать электронные документы. Участники эксперимента получают право вести в электронном виде любые кадровые документы, кроме трудовых книжек, в том числе локальные акты, коллективные и трудовые договоры. Особенности перехода на электронный документооборот регулируют Закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» и приказ Минтруда от 14.05.2020 № 240н.

Чтобы принять участие в эксперименте, необходимо до 01.12.2020 подать заявление в Минтруд, указав в нем ИНН компании, штатную численность сотрудников, сведения о наличии профсоюза и т.д. Получив подтверждение от Минтруда, следует издать приказ о том, что компания является участником эксперимента, разработать ЛНА и уведомление работникам.