Как перейти на удаленный режим работы?

Выбор программного обеспечения

Итак, свершилось: сотрудники распущены по домам – но отнюдь не в отпуск! И вам, как руководителю, нужно, чтобы в течение рабочего дня они об этом не забывали. Идеальный вариант – чтобы, трудясь вне офиса, они не теряли производительности и корпоративного духа.

Здесь необходимо вспомнить основной элемент проектного управления (англ. Project management): постановка и контроль выполнения задач. Для его соблюдения не нужно знать «айтишных» премудростей. Все, что требуется – утром выйти на связь с каждым из сотрудников, установить дневной объем его работы, а к вечеру проверить, что он успел сделать и сколько времени на какую задачу потратил восьмичасовой рабочий день.

Далее можно усложнять процесс – и здесь я советую взять за основу опыт организации работы программистов, которые зачастую трудятся в составе удаленных команд. В этой профессии всем давно привычно, когда специалисты находятся в разных городах – но под постоянным контролем.

Для планирования задач и проектов на длительное время существуют специальные программы категории Task Manager (англ. «руководитель задач»). Они позволяют делегировать поставленные задачи, следить за процессом их исполнения, контролировать его продолжительность и анализировать продуктивность сотрудников.

Вторая, чаще используемая в рассматриваемой нами профессии разновидность – программы типа Вugtracker, (системы отслеживания ошибок) и HelpDesk (система поддержки клиентов, часто встроена в CRM). В этом качестве многим подходят «Битрикс24» или «Мегаплан» — российские сервисы для управления бизнесом. У программистов есть хорошая привычка – они всегда отмечают, сколько времени было потрачено на решение той или иной задачи. Дело в том, что сметы IT-проектов состоят из часов, на основе которых и рассчитывается итоговая стоимость. Вышеназванные программы позволяют контролировать командную работу, отслеживать продажи часов специалистов, вести документацию и иногда – финансовый учет.

Для организации дистанционной работы сотрудников полезно познакомиться с подборками программ таск-менеджеров (англ. task manager, или менеджер задач). Категория таск-менеджеров – более сложный уровень, чем постановка чек-листов (англ. check-list) – контрольных списков дел или задач, которые нужно выполнить или проверить. Так что перед внедрением профессиональных таск-менеджеров рекомендую потренироваться на онлайн сервисах с групповым редактированием списков: Google Keep, OneNote или EverNote.

Поиск специалиста по переходу на «удаленку»

Кто в состоянии наладить эту работу? Большинство владельцев малого бизнеса, не внедрявших у себя ничего подобного, знают только одну «компьютерную» профессию – системного администратора, или сисадмина. Разочарую сразу: он для этой цели не годится.

Несколько лет назад деловое сообщество ввело в обиход термин – Chief Digital Transformation Officer (CDTO), руководитель по цифровой трансформации. Владельцу небольшой компании, которая впервые внедряет переход на онлайн для своего персонала, я бы посоветовал для начала поискать кандидата на эту должность (пусть не под громким титулом «руководителя», а хотя бы «менеджера») среди сотрудников собственной компании. Этот человек должен отвечать двум условиям: быть опытным пользователем ПК, управления проектами (желателен опыт project-менеджера на IT-проектах), имеющим представление о программах, которые я назвал выше, – и хорошо понимать, как работают бизнес-процессы в его организации. В принципе этого достаточно. Уверяю вас: сейчас этими компетенциями владеют многие молодые люди. «Умелец», способный установить Мегаплан и научить всех им пользоваться, может, например, работать в отделе продаж или заниматься организацией конференций. Скорее всего он имеет опыт общения с клиентами, знает, что такое бизнес, на чем зарабатывает компания и т.д. Конечно, масштаб работы во многом зависит от размеров компании. Чем она больше, тем выше должен быть уровень специалиста по цифровой трансформации.

Возможные выгоды

Для многих руководителей «старой закалки» переход в онлайн носит вынужденный и, как они надеются, временный характер. Но не торопитесь делать выводы! Возможно, этот опыт окажется более удачным, чем вы ожидали. Вспомните: может быть, вы нуждались в новых специалистах, но вас сдерживала невозможность выделить для них рабочие места? В некоторых офисах сотрудники сидят настолько скученно, что стоит чихнуть одному – заболевает большая часть офиса. Если один в комнате разговаривает по телефону – его сослуживцы не могут ни на чем сосредоточиться. И вдруг случается чудо – на «удаленке» люди начинают показывать более высокие результаты работы, чем в офисе. Возможно, удаленная работа, даже носящая вынужденный характер, позитивно скажется на деятельности компании и приведет к экономии средств на аренду помещения и коммунальные платежи и выведет бизнес на новые рубежи.